Для получения желаемого результата в любом деле члены команды и инструменты должны работать слаженно, преследовать общие цели и задачи. Для синхронизации и взаимосвязи всех отделов компании используется координация. Она обеспечивает целостность и согласованность, а также полноценное функционирование всех участников бизнес-процессов. Давайте разберёмся, что такое координация в менеджменте и как она работает.
Координация в менеджменте − смысл и задача
Основная задача координации в менеджменте – это обеспечить согласованность деятельности руководства и сотрудников фирмы, а также всех задействованных в процессе инструментов. Синхронизация происходит во времени и в пространстве, внутри системы, между предприятием и внешней средой.
Координация – это основная функция всех процессов управления.
С её помощью обеспечивается беспрерывность и эффективность работы предприятия.
Главными приоритетами координации в менеджменте выступают следующие факторы:
- согласование и слаженность;
- сбалансированность и равновесие;
- страхование и прогнозирование;
- резервирование и управляемость.
Для нормального функционирования координация использует следующие источники:
- Документальные источники. Это отчёты, аналитические материалы, статистические данные, докладные и другие виды документов.
- Результаты обсуждений. Принимаются во внимание обсуждения планёрок, совещаний, собраний фирмы на разных уровнях.
- Технические средства связи. Помогают быстро реагировать на отклонения при нормальном течении дел или форс-мажорах в фирме.
С помощью различных возможных методов происходит взаимодействие между подразделениями и рабочими группами внутри организации, управление ресурсами компании. Обеспечивается согласованность в работе на всех стадиях процесса управления предприятием: планирование, организация производства, реализация продукции или услуг, мотивация и контроль на всех уровнях.
Координация системы с внешней средой реализовывается через руководителей высшего уровня. Её проведение посредством информационных систем происходит с помощью обмена информацией между сотрудниками, рабочими группами, подразделениями предприятия. Она производится традиционным способом – обменом бумажной документацией – или с помощью электронного документооборота и переписки между подразделениями.
Координация в менеджменте – элемент, без которого работа фирмы не будет эффективной. Если в предприятии не создано формальных механизмов координации на разных уровнях системы, рабочий процесс может оказаться не организованным. А значит, в работе подразделений не будет должного порядка, эффективность работы снизится и приведёт к убыткам компании.
Чем выше степень разделения труда, теснее взаимосвязь подразделений, тем более необходима координация. Но если в процессе участвует лишь 2-5 человек, то её не требуется. Поэтому сложнее выстроить координацию в крупных фирмах, в коллективах с большим количеством человек.
Читайте также, что такое дифференцированный маркетинг.
Характер процессов координации
По характеру координация как функция менеджмента бывает нескольких видов:
- Превентивная. Направлена на прогнозирование и предвидение проблем и трудностей;
- Регулирующая. Необходима для работы компании в штатном режиме. Способствует сохранению текущей схемы работы;
- Устраняющая. Необходима для устранения сложностей, проблем, перебоев в работе фирмы;
- Стимулирующая. Улучшает работу всей компании и её отдельных подразделений. Применяется и при наличии сложностей, и в обычное время для увеличения прибыли фирмы.
Механизмы координации
Координация проводится с помощью разных механизмов.
Причём предприятие использует только один из них или сразу несколько:
- Неформальная непрограммируемая. Происходит в добровольном порядке, не планируется предприятием. Такую координацию невозможно предвидеть, запрограммировать, сложно анализировать. Она строится на взаимопонимании, общих установках, ценностях, стереотипах. Такая модель работает, если работник знает, чем и когда он занимается, чувствует себя частью фирмы, помогает в достижении целей и задач компании самостоятельно или в составе команды. Если сотрудников много, такую координацию нужно заменить на программируемую.
- Программируемая. Использует стандартные методы и правила работы. Подходит для решения повторяющихся проблем или процессов. Ярким примером являются чёткие сроки сдачи отчётов или выполнения планов.
- Индивидуальная. Сотрудники часто не чётко понимают обязанности, задачи и направления работы. Из-за этого страдает рабочий процесс. Поэтому выделяют два подхода к индивидуальной координации. Первый предполагает, что руководитель устанавливает процедуру взаимодействия между подразделениями и сотрудниками фирмы. Второй подход предполагает работу специально назначенного координатора. Например, руководителя по продукту или проекту.
- Программируемая групповая. В процессе совещаний групп, например, регулярно собирающихся комитетов или комиссий, учитываются личные и групповые интересы, задачи и цели компании. На основе этих встреч принимаются важные для существования и функционирования фирмы решения.
Благодаря координации в менеджменте обеспечивается стабильность и бесперебойность работы фирмы, создаётся гармоничное взаимодействие сотрудников и подразделений. Кроме того, эта функция позволяет маневрировать трудовыми, финансовыми, технологическими и другими ресурсами внутри предприятия, эффективно использовать их.
Читайте также про либеральный стиль управления примеры.
